Elektrooniliste dokumentide organisatsioonide vahel: kuidas see toimib?

Elektrooniline dokumendihaldus (EDM) - kiire viis jagada teavet põhineb elektrooniliste dokumentide kasutamine koos virtuaalse allkirju. Ta on ammu tunnustatud arenenud maailma riikides on tõhus vahend, et äritegevus.

süda

Elektrooniliste dokumentide organisatsioonide vahel - protsesside kogum loomiseks, töötlemiseks, halduse, üleandmine, omandamine, hooldus, kasutamine ja dokumentide hävitamist. Kõik need protsessid on läbi pärast kontrollimist terviklikkuse ja kättesaamise kinnitus dokumendid.

Reeglid dokumendiringluses juriidiliste isikute vahel toimub poolte kokkuleppel. Teabevahetust viiakse läbi sidevahendite rajatised ja dokumentide elektroonilisel andmekandjal. Kõlblikkusaeg raamatupidamisandmed ei tohi ületada seda, mis on seatud seadusandlikul tasandil.

Organisatsioonid võivad omavahel suhelda ametlike ja mitteametlike dokumentide vastavust osalejate allkirjad. Ettevõtluses võib see hõlmata: arved, lepingud, arved, lepingud, kokkulepped, tellimuste, teated, volikirjad jne Teavet saab edastada kujul teksti, tabelite ja graafika faile.

Eesmärk kehtestamine EDI

Eelduseks kehtestamine EDI võib olla:

• vähendamine rutiinset tööd;
• kahju vähendamiseks dokumentide;
• "Läbipaistev" töö dokumendid;
• suurendada jõudlust distsipliini - dokumentide avalikustamine kindlaksmääratud aja jooksul, jne ...

Hulgas koguselisi eesmärke on võimalik kindlaks järgmiselt:

• Vähendades aega dokumenti töödelda 10 korda.
• Vähendamine kontorikulud pooleks.

Elektrooniliste dokumentide organisatsioonide vahel: kuidas see toimib

Vastavalt siseriiklikule õigusele, elektrooniliste dokumentide organisatsioonide vahel toimub nõusolekul mõlemad pooled. Andmevahetuse, on vaja, et kõik osalejad olid ühendatud seadmete käitaja. Järgmine kasutaja peab saatma taotluse lisada nimekirja vastaspoolte. Pärast kinnituse süsteemi osalejad saavad suhelda.

EDI moodul on täidab järgmisi ülesandeid:

• Kutsu vastaspoolte andmeid vahetada.
• Loo aadressiraamatu.
• Integratsioon raamatupidamistarkvara nagu 1C.
• Allkirjastada ja krüpteerida dokumente.
• Struktuur kirjavahetus.
• Staatust jälgida tähed.

Elektrooniline dokument organisatsioonide vahel läbi kasutades sertifikaate. Ühendamine server ja autentimine toimub läbi isikliku digitaalse sertifikaadi. Elektrooniline allkiri antakse iga kasutaja süsteemi, elektroonilisel andmekandjal kaitstud ja Token PIN-koodi. Kasutaja peab sisestama oma kasutajanime parooli isiklikus kabinetis. Alles pärast seda saab ta juurdepääsu nende dokumentidele.

Algatada protsess vahetada saab tahes organisatsiooni liige, mis on seotud süsteemiga. Enne saadate dokumendi teisele poole, siis tuleb allkirjastada elektrooniline allkiri. See operatsioon on läbi abil "krüpto" programmi. Dokument saadetakse EDI. töövõtja töötaja saab teate uue dokumendi. Kui ta nõustub, siis ta ka paneb EDS. Kui soovite teha muudatusi dokumendis, see tekitab selle uue elektroonilise versiooni. Lõpetamisel toimetamine soovite muudatused salvestada, kasutades elektroonilist allkirja. Dokument saadetakse seejärel muudatusi vastaspoolele. Kui on vaja teha elektroonilise sobitamise kohta.

Kui soovite taas muuta, siis kogu protseduuri korratakse. Kui nõuded uue versiooni ei ole, dokumendi austatakse. Lõpliku valimi loetakse allkirjastatud kahe elektroonilise allkirja. CE dokumendi versioonid salvestatakse serveris ja on saadaval vaatamiseks. Kui proov on antud staatus Praeguse, muuta dokumendi ei tööta. Pettunud töölepingud staatuse "Tühistatud". Siin on, kuidas teha elektrooniline dokumentide organisatsioonide vahel.

seadmed

Mida on vaja elektrooniliste dokumentide organisatsioonide vahel? Esiteks tuleb valida teenusepakkuja ja installida spetsiaalne tarkvara vahetada teavet. Teiseks, iga vastaspoole, kellega organisatsioon kavatseb läbi e-kirju, peate allkirjastama "vahetamise kokkulepe elektrooniliste dokumentidega."

Samuti on vaja kehtestada EDI server, millele salvestada kõik dokumendid. See võib olla nii kliendi seadmed ja "pilv" ladustamine. Juurdepääs andmetele väljastpoolt süsteemi kohaldamise kaudu, mis on paigaldatud seadmete organisatsioon. Arvuti suhtlemist server tehakse üle HTTP valikulise SSL 128. Juurdepääs dokumentidele toimub ainult läbi liidese taotluse ja pärast eksami autentimist.

EDC projekti

protsessi automatiseerimine projekti võib kesta mitu kuud mitu aastat. Term sõltub otseselt mitmeid protsesse, mis vajavad automatiseerimist, ressursside ja finantsseisund organisatsioon. Jooniste circuit rakendatakse EDC järgmiselt:

• Loomine töörühma.
• Kihistu eesmärke, tähtaegu ja eelarvet.
• Uuring olemasolevate protsesside.
• Arendada tööd.
• Vyrob EDI süsteemi.
• Allakirjutatud rakendamise SED.
• Määruse vastuvõtmist.
• Täidis süsteemi kataloogid.
• personali koolitus.
• Läbiviimine Eelkatseteks.
• Väljaanne rakendamise SED järjekorras.
• Edasine areng tarkvara ja töö eeskirjad.
• Käivitamine katseprojekti.
• Ulatuslikke üleminek EDI.

EDI rakendamise vead

Selle protsessi automatiseerimine dokumendid tuleks pöörata erilist tähelepanu protsesside, kus seadus nõuab juuresolekul paberkandjal. Duplicate paberdokumentide elektrooniliselt on võimatu. See oluliselt aeglustab tööd ja põhjustada negatiivset suhtumist automaatika kogu protsessi. Rakendamiseks kahekordne töö keegi maksab.

Selle protsessi rakendamisel uued määrused tuleks arendada koostööd dokumentide rongi personal ja alles siis tegeleda täielik rakendamine. Seda on võimalik saavutada ainult siis, kui edastada töötajatele kasu uute tehnoloogiate abil.

Teine populaarne viga - vilets uuringu SED nõuetele. Kui kasutajad on kohandatud tööks seadistamata süsteemi, siis protsess EDI erineb vastu organisatsiooni.

Elektrooniliste dokumentide organisatsioonide vahel: plusse ja miinuseid

eelised:

• Vähendamise edastada originaaldokumendid posti teel kulusid.
• Säästa ruumi ladustamiseks dokumendid. See on kõik, elektroonilises vormis.
• Lihtne kasutada. Saadan dokumendi toimub ühest kohast. Kiire otsing dokumendi läbi olek (saadetakse saanud ja heaks kiitnud r. D.).
• Instant tarne. Kõik info saab saata saajale paar sekundit.
• Dokumenti ei saa kaduma kuni selle tähtaja lõppemist ladustamise süsteemi.

puudused:

• Et kasutada toodet peate ostma litsentsi, mis maksab raha.
• Suhtle sageli ainult osalejate vahel sama süsteemi.
• Elektrooniliste dokumentide organisatsioonide vahel 1C või mis tahes muu tarkvara erineb varem kasutatud skeemi. Mis uue algoritmi, kõik töötajad on küsimusi äritegevuse.
• Tehnilised seadmed. Enne kasutuselevõttu EDI organisatsioon vajab osta seadmed ja valmistada töötajaid hallata uue süsteemi.
• EDM läbi, kasutades elektroonilist allkirja, mille kehtivus on 1 aasta. See on vajalik, et jälgida ja värskendama sertifikaadid. Samuti on vaja, et kontrollida meetmete töövõtjate tunnistusi, et vältida probleeme maksu.

õigusliku regulatsiooni

Mis normatiivaktide reguleeritud elektrooniliste dokumentide organisatsioonide vahel? Vene õigusaktid sisaldavad föderaalseaduse №63 «On elektrooniline allkiri", reeglite dokumente Federal Tax Service on registreeritud järjekorras Rahandusministeerium number MMV-7-2 / 168. Organisatsioonid EDI vahel tellimuste alusel Finance № 50N. Tingimused esmane raamatupidamisdokumente vahetub elektroonilisel kujul ettenähtud Federal Tax Service Order number MMV-7-6 / 36 @. Kõikidel ettevõtjatel EDM protsessi tegevust tuleks juhinduda teenetemärk Föderaalmaksu Service № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektrooniliste dokumentide organisatsioonide vahel "VLSI" annab klientidele järgmised eelised:

• Saab saata dokumente mis tahes organisatsioon, mis on registreeritud territooriumil Vene Föderatsiooni. Kui vastaspool ei ühinenud "VLSI" süsteem, töötaja lihtsalt võtke koos organisatsiooni esindaja ja saata see e-posti kutse osaleda süsteemi. Kohe pärast kinnituse teabevahetust osalejate vahel viiakse läbi ilma vahendajad.
• Paigalda tarkvara arvutis ei ole vajalik. Piisavalt, et on praeguse versiooni brauser ja internetiühendus.
• Töötada andmed ei vaja erilist rakendust. Kui aruanne algselt valmistati kolmanda osapoole tarkvara, nagu 1C, on võimalik seadistada integratsiooni "VLSI" süsteemi.
• Tüüpvorm dokumendi pole määratud. Saate saata lühisõnumeid, tabelarvutusfailidesse, pilte ja nii edasi. D.

SKB "Kontur"

Üks esimesi tarkvaraarendajad Venemaa tegeleb ka seadmete tarnimine, mille kaudu elektrooniliste dokumentide organisatsioonide vahel. "Contour" DiaDoc töötatud süsteem, mille vahetamise elektroonilisi dokumente. Funktsioon süsteemi on see, et juurdepääsu andmetele saab välismaal olles. Selleks on ettevõte arenenud rändlusteenuse tariifidele. Soovi korral mono juurdepääsuandmet läbi API.

Mida sa vajad?

Ühendada EDI, ettevõtted peavad ostma:

• litsentseeritud tarkvara;
• server;
• uuendada seadmeid;
• rongi personali;
• kohandada ja integreerida ECM kasutamiseks siserakendustest.

Sellised investeeringud on vaja rakendada, et ühendada elektroonilise dokumendi vahel organisatsioonis? Lisamine kulu konsulteerimist tehnilise toe ja tarkvarauuendused SED - teise etapi investeering. Need kulud peavad maksma iga kuu.

järeldus

Asendada paberkandjal e-mail saabub. See mitte ainult ei vähenda kulusid tegeva organisatsiooni protsesse, vaid ka suurendab tõhusust äri tervikuna. Edi edukalt toimiv, peate selgelt sõnastada eesmärgid ja rakendamine süsteemi kohandada tehnika õigesti.