Esitamise dokumente. Kuidas esitada dokumente?

Enne liitumist nõutavate dokumentide kõige põhjalikum tutvus suur hulk vajalikke juhiseid küsimustes dokumendi ja asjaajamist. Need normid - on keerulised ja sisaldavad suure hulga erinevate väikeste detailide ja nüanssidega. Kuidas hem dokumendid nurgas? See sisaldab nimekirja lisatud? Kas ma õmmelda raamatupidamisdokumente termoperepletnoy masin? Algaja kontoritöötaja midagi prauhti oma peaga.

Heittopussi?

Esmapilgul protseduuri juhtumi registreerimisest ja panemist arhiiv üsna lihtne, kuid praktika näitab vastupidist. Rikkumise tahes institutsiooni eeskirjadele kontori ei võta vastu kaubandusega paber, ja sa pead alustama uuesti tööd. Kui selline olukord on tekkinud oma elu, loe meie artikkel - me püüame praakima selle probleemi.

Miks õmmeldi dokumente? Kas on olemas normid, mille alusel protseduur on reguleeritud? Jah, ja nad on palju. Me räägime peamiselt umbes metoodilised soovitused juhul juhtimine, mis kiideti heaks 2009. aasta detsembris järjekorras Riigiarhiivis. Teises omakorda - aasta GOST 51141, pühendatud arhiveerida äri ja büroo juhtimine ja sisaldab kõiki vajalikke mõisteid ja termineid. Lisaks on ka teisi õigusnorme, mille kohaselt ristseotud dokumentatsiooni.

Alustame kate

Kui teater algab riidepuu, siis meie kord - mitte ainult kaas. Ja valik papist "kooriku" - üks esimesi ülesandeid protsessi "pakend" dokumendi. Esmapilgul te ei leia vahe paljud olemasolevad sordid. Kuid vaadates lähemalt, saate aru, et kaas on standard, mittestandardsete ja kasutatakse pikaajaliseks säilitamiseks.

Enamasti saab täita standard kate formaat 229h324 mm. Seda rakendatakse kõikidel juhtudel, kui valimi suurus klammerdatud lehed. Kui mingil põhjusel dokumendil on üsna spetsiifiline ja välimus parameetrid, nõuab mittestandardsete variatsioon kate. Mine viimase meeles käsitleb see, kus neid dokumente hoitakse 25 aastat või rohkem.

Seaduse järgi nagu katted on valmistatud ainult tahke papp tõttu olulist tööelu. Tuleks võtta meetmeid, et säilitada õige dokumendi liik ja selle kasutuskõlblikkust pärast rasket aega. Dokumendid on mõeldud edastamiseks Riigiarhiivis, salvestatakse kate on valmistatud materjalist, nagu happevaba papp.

Räägime lehtede arv

Enne faili õige dokumendid teemasid, mis kõik peavad olema lisatud õiges järjekorras. Siis numeratsiooni poolt teostatud tavalise lihtsa pliiats. Peamine reegel on - see on nummerdatud nimekirju mitte dokumendi lehekülge. Araabia number kinnitatakse igale lehel üleval paremas nurgas. Lisaks meie kaubamärgid ei ole kohustatud "indekseerimise" teksti. Autor lehtede üldarv ei kehti inventuuri dokumendid.

Mis nüansid olemas numeratsioon? Kui arv köitmata dokumente sisaldavad kirja või midagi sellist, esimene loetletud ümbrik, siis keera - iga varjatud tema lehed. Kui number sissetulevate üksuste - üle 250, tehtud jagada see mitme mahud. Ja igaüks neist on oma numeratsioon.

Toas arhiiv äridokumente võib esineda, mis on oma eraldi lehe numbrid, näiteks avaldamist ajakirjanduses. Kuid töötlemise puhul arhiivi, nad loendada, muu hulgas häirimata üldise korra.

Kui pesastatud nimekiri on suur formaat, otsustas laiendada ja Number ülemises paremas nurgas. Seda antakse vaba juurdepääs teksti. Kui mis tahes lehed kleebitud fragmendid võimatus nende eraldamine, kõik see pakett on nummerdatud kui üks. Sel juhul on kindel, et koostades iga liimitud tükki, mis on tagaküljel või vaba ruumi. Viide kleebitud dokumendile tagamine peaks olema kirjalik või lisades kogu nimekirja märgitakse isiku nimi. Enamasti on need investeeringud vabakutseline kontrolli, avaldused või pilte.

Veaparandused ja dokumentide loetelu

Juhul, kui käigus operatsiooni lubatud mõned mitte liiga tõsiselt viga (nt vahele paar lehed) mitte kogu massiiv uuesti numeratsiooni saab kasutada kirja nimetust. Sel juhul numbrid teised lehed ei muudeta. Likvideerimise selliseid vigu on võimalik ainult kokkuleppel arhiivi personal. Kui avastatakse raske viga, dokumendi numbritega uuesti. Vana numbrid samas kriipsutama nii õrnalt kui võimalik ja panema uusi. Sel juhul värskendatud numeratsiooni uuesti väidetavalt kindluse kiri.

Ilma varude sul pole arhiveerimise vastu ei võeta. Teave selles sisalduva nime dokumendi kuupäev joonistamise, annotatsioon ja vahetult tabel, mis näitab seerianumbrid lehed arv märkmeid ja (vajadusel). Lõpetatud kogu info dokumentide arv kujul numbrid, dubleeritud sõnad, siis kõik on allkirjastanud Clerk üksikasjad Nimi

Kuidas esitada dokumente niidi

Kuna Ristsildamise kord peaks tagama, et kõik vajalikud materjalid ja vahendid on sinu käeulatuses. Lisaks oma äri on vaja naaskel, nõel, papp esitamise dokumente ja erikeere. Nagu viimase ladustamine pank Nöörid, raske või proshivnymi niidi L-210. Viimase mida kasutatakse vajadusi kontoris sagedamini.

Alguses dokumendi eemaldatakse tahes kirjaklambrid või muud metallist esemeid, siis juhul lehed on siledad puhas virna. Vasakul pool ruumi valdkonnas on kolm auku nõelaga või naaskel. Tee neid keset parimaid vaba ruumi mõeldud vasakul taandus, st vahemaa umbes poolteist sentimeetrit. See tähelepanek on oluline - sest muidu pärast esitamise dokumentide nad olla raske lugeda.

Näpunäiteid mugavuse

Kui augud on siledad servad teile oluline, võtta hole punch. Kuid pidage meeles, et liiga palju paberit see "liiga karm". Veenduge, et kõik kolm olid avad paiknevad kõrgusel ühtlaselt ja eraldav vahemaa umbes 3 cm. Keskmine neist peaks langema lehe keskel.

Selleks, et vältida kahju kattekile ja kokkuvarisemist äri on sageli soovitav paigutada ees ja taga vilkuv tugevdada papp ribadeks. Läbi Sel juhul jäetakse lõime. Normaalne tema suurus - 70 cm, kuid igal juhtumil see sõltub paksusest virna ..

Nagu augustatud auk 3

Siin on sisu see algoritm esitamise dokumente. Esiteks, nõel läbib keskel avad, mille taga keerme lõpuni jääb. Järgneb vdet ülaosas oma augud. Selle tulemusena mõlemas otsas virnas kuvatakse käive õmmeldud lehed. Nõel tõmmatakse läbi põhja augud ja paeltega esiküljel. Siis jälle jätta nõel keskel olevasse auku. Nii et meie lõime juhiti läbi kõik vajalikud augud, mille järel mõlemad otsad on kinnitatud dokumendi tagaküljele tugev sõlm. Jaotamata otsad pikkus umbes 5 cm.

Vahetult kokkupanekut liimitud paberilehele sõnadega avalduse. Allpool vaatleme tehnoloogia oma toodangust.

Dokumenti saab õmmeldud ja 4 auku. Kuidas seda teha? Protseduuri ei ole keeruline. Neli auku stantsitakse vertikaalselt sümmeetriliselt paigutus ühisel teljel. Jättes saba niidi tagaküljele esimese avause, läbiviimisel õmblused püsivara seejärel sidumine sõlm nagu eespool kirjeldatud. Firmware tuleks dubleeritud kaks korda, et tagada vastupidavus ja usaldusväärsus.

kindluse kiri

Järgmine etapp pärast numeratsioon ja püsivara - pakkuda meie äri tagamise kiri. Mis see on? See kleebis suurus 4x6 cm tekstiga "nöörile koos ja nummerdatud lehed ..." (nende arv on tähistatud number ja sõnad). Niisugusest positsiooni töötaja, siis dokumenteerida kuupäev ja isikliku allkirjaga. Kui soovite pitsat sertifitseerimine, siis tuleb ka märkida. Silt on liimitud peal sõlme seotud meile vihjeid filamentide mis antud juhul peab jääma vabaks. Allkiri kujutavad lõpus menetluse, kui liim on kuivanud. Seda tehakse, et vältida selle levikut. Trükkimine (kui üldse) kinnitama osa lehe osa sildil ise.

Ja alles pärast tehingu õmmeldud, nummerdatud, suletud allkirjastatud ja pitseeritud, siis võib saata arhiivi.

Joomine kindluse kiri peab olema tõsine ja tähelepanelik. See oli ta - dokumenteeritud tõendeid puutumatuse juhul. Rikkumise oma terviklikkuse või dokumenteerida diagonaal ei saa nõustuda kontrollorganid, või ehk oma väljakutse kohtus.

Mis ja miks sews

See on kohustuslik kõigile klammerdatud dokumentide tõttu esitamise arhiivi või mis tahes asutustel, millest maksuhaldur, pensionifondide ja palju selliseid. Sa ei saa võtta tagasi dokumente liimitud või klammerdatud kasutades klammerdaja. Nagu juba märgitud, juhul menetlust mittevastavuse see siis lihtsalt ei võta.

Sellised menetlused kuuluvad peamiselt kuuluvad dokumendid personali ja raamatupidamise. Need, kes on läbinud töötlemise hilisem aasta deponeeritakse arhiivi organisatsioon või ettevõte. Eriline arhiiviasutustes saatma juhtumi eelmise õigusliku säilitusaeg. See on määratud seadusega, sõltuvalt dokumendi. Näiteks vähemalt 75 aastat on kohustatud hoidma notariaalse raamatupidamisdokumente ja dokumendid majandusliku arvesse töötajate andmeid.

Säilivusaeg projekteerimisjoonised on palju väiksem - vaid 20 aastat vana. Foto dokumentatsiooni tehtud hoolitseda 5 aastat. Arhiivinduse institutsioonide deponeeritakse puhul nii avaliku kui erasektori ettevõtteid. Ülesanne tahes mitteriiklike osalejate - sõlmida Saksamaa arhiivinduse teenus käesoleva lepingu.

Tuleb meeles pidada, et õigus püsivara dokument on ainult üks töötaja, kes on see kohustus selgelt välja toodud töö kirjeldus. Juhul madala kvaliteediga ühend dokument pakub mõningaid sanktsioone, eriti juhul muutuste või puudumine teatud oluliste lehekülge.

Revenons tehnoloogia Binder

Ülalkirjeldatud ristsiduvate meetodid on sobivad nii backup ja revisjoni käigus. Aga esitamise raamatupidamisdokumente, säilitada pikka aega (üle 10 aasta) peaks olema eriti tugev - sageli 5 auku. Kinnitav kiri tehakse spetsiaalse paberiga, et selgelt nähtav kleebis asub seadme alla ja seal on mingit kahtlust dokumendi terviklust.

Kui tingimused kontoris hole punch tavalised kirjatarvete augustid, siis vajaduse korral välja anda suurtes kogustes paberdokumentide (näiteks printimiseks) kasutada professionaalseid seadmeid kujul Puurmasinad või siduvad masin. Sellised mehhanismid olla tõsised võimu ja võib olla kas käsitsi käitatavad ja varustatud elektrilise sõita.

masin mehhanism

Aluseks nende süsteemide või masinatega - klassikaline meetod kasutades vedrud. Sellised raamatuliimina masin on varustatud seadmega perforatsiooni. Teine mehhanism dokumendi varras kevadel plastist, mille järel ülemise ja alumise üksuse lisatakse papist või plastikust katted.

Eeliseks siduvad masin on võimalus liimimine väga suuri dokumente. Paksus plokk võib olla kuni 500 lehekülge. Ja ka - võime kustutada või täiendada leheküljed ja lehed juba seotud dokumendid. Puudusteks on üsna tõsine ja keerukust ei ole liiga kõrge tugevuse.

Kui köitekunsti masin esitamise dokumente varustatud metallist vedrud, mis on seatud teatud samm ja avaust, vastavalt sellele, paberi plokid on kulunud paindlik kevadel terasest, mis surutakse kokku ja lukustatud. Eelised aparaadi metalliga vedrud - rohkem esinduslik lõplik kuju ja töökindlust võrreldes seondumise plastist vedrud. Aga samal ajal sisestada või eemaldada lehed kahjustamata võimatu.

Lisaks kevadel on seadmete põhimõttel töötava seondumise plastist kamm, mille hambad curl. Samuti on siduvad spiraal, meile tuttav laual kalender, sülearvutid ja päevikud. Pärast Avalõikamisel neis haavade spiraali (3-4 pöördub käsitsi, teine automaatselt).

Progress ei seisa paigal

Mis on Termoköitemasinad? See on kaasaegne masin esitamise dokumente, mis võivad olla kiiresti ja nende mitte-eemaldatava ühendus. Mis termoperepletnyh masin suudaks suure hulga materjale, samuti koostada Üksikeksemplari. See variant on eriti sobiv saadetakse aruanded, lepingud ja reklaammaterjale.

Töö masin seda tüüpi, mida kasutada siduvaid termokoreshkov ja termooblozhek millel on erinevad värvid ja suurused. Sõltuvalt lehtede arv valitud termooblozhka juhul teatud paksusega, siis kõik koos masinasse panemist. Sisekülje katet otsa kohevaks kihti polümeersete liimiga. Masin on varustatud küttekehaga mille raames polümeer sulas ning kõik lehed suletakse kuumas kiht.